ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับกิจการซื้อขายสินค้า
- สินค้า หมายถึง สินทรัพย์หรือสิ่งที่กิจการค้ามีไว้เพื่อจำหน่าย โดยมีวัตถุประสงค์ในการหากำไรจากการจำหน่ายสินค้า สินค้าถือเป็นสินทรัพย์
- ส่งคืนสินค้า เกิดขึ้นทางด้านผู้ซื้อ เป็นรายการที่ทำให้ค่าใช้จ่ายลดลงอยู่ในหมวด ค่าใช้จ่าย จะบันทึกทางด้าน Cr. เสมอ
- รับคืนสินค้า เกิดขึ้นทางด้านผู้ขาย เป็นรายการที่ทำให้รายได้ลดลงอยู่ในหมวด รายได้ จะบันทึกบัญชี Dr.เสมอ
- ส่วนลดการค้า คือ ส่วนลดที่ผู้ขายลดให้ทันที่ที่ตกลงซื้อขายกันไม่มีการบันทึกส่วนลดการค้าในบัญชีใดๆ จำนวนเงินที่บันทึกรายการซื้อและขายนั้นจะใช้จำนวนเงินที่หักส่วนลดแล้ว
- ส่วนลดเงินสด คือ ส่วนลดที่ผู้ขายลดให้กับลูกค้าที่ชำระหนี้ตามกำหนดทางด้ายผู้ขายเรียกว่า “ส่วนลดจ่าย” ด้านผู้ซื้อเรียกว่า ส่วนลดรับ เช่น 2/10,N/30 หมายถึง ผู้ซื้อจ่ายชำระภายใน 10 วันจะได้รับส่วนลด 2% กำหนดชำระหนี้ต้องไม่เกิน 30 วัน นับจากวันที่ลงในใบกำกับสินค้า
- F.O.B shipping point หรือค่าขนส่งเข้า อยู่ในหมวดค่าใช้จ่าย ผู้ซื้อเป็นผู้จ่ายถือเป็นต้นทุนของสินค้าที่ซื้อ
- F.O.B destination หรือค่าขนส่งออก อยู่ในหมวดค่าใช้จ่าย ผู้ขายเป็นผู้จ่าย
- ภาษีมูลค่าเพิ่ม เรียกย่อๆว่า VAT หมายถึงภาษีที่เรียกเก็บจากผู้ขายสินค้า ผู้ผลิตสินค้าและผู้ให้บริการในส่วนที่เพิ่มขึ้น ประกอบด้วยภาษีซื้อ ซึ่งถือเป็นสินทรัพย์ และภาษีขายซึ่งถือว่าเป็นหนี้สิน
รายการ | Perpetual Inventory Method | Periodic Inventory Method |
1. ซื้อสินค้า | เดบิตสินค้า XX ภาษีซื้อ XX เครดิตเงินสด/เจ้าหนี้การค้า XX | เดบิตซื้อสินค้า XX ภาษีซื้อ XX เครดิตเงินสด/เจ้าหนี้การค้า XX |
2. ค่าขนส่งเข้า | เดบิตสินค้า XX เครดิตเงินสด XX | เดบิตค่าขนส่งเข้า XX เครดิตเงินสด XX |
3. ส่งคืนสินค้า | เดบิตสินค้า XX เครดิตสินค้า XX ภาษีซื้อ XX | เดบิตเงินสด XX เครดิตส่งคืนสินค้า XX ภาษีซื้อ XX |
4. จ่ายชำระหนี้ และมีส่วนลดรับ | เดบิตเจ้าหนี้การค้า XX เครดิตเงินสด/ธนาคาร XX สินค้า XX | เดบิตเจ้าหนี้การค้า XX เครดิตเงินสด/ธนาคาร XX ส่วนลดรับ XX |
5. ขายสินค้า 5.1 บันทึกการขาย 5.2 บันทึกต้นทุนขาย | เดบิตเงินสด/ลูกหนี้การค้า XX เครดิตขายสินค้า XX ภาษีขาย XX | เดบิตเงินสด/ลูกหนี้การค้า XX เครดิตขายสินค้า XX ภาษีขาย XX |
เดบิตต้นทุนขาย XX เครดิตสินค้า XX | ไม่บันทึกบัญชี | |
6. รับคืน 6.1 บันทึกการรับคืน 6.2 บันทึกต้นทุนของ สินค้าที่รับคืน | เดบิตรับคืนสินค้า XX ภาษีขาย XX เครดิตเงินสด/ลูกหนี้การค้า XX | เดบิตรับคืนสินค้า XX ภาษีขาย XX เครดิตเงินสด/ลูกหนี้การค้า XX |
เดบิตสินค้า XX เครดิตต้นทุนขาย XX | ไม่บันทึกบัญชี | |
7. ค่าขนส่งออก | เดบิตค่าขนส่งออก XX เครดิตเงินสด XX | เดบิตค่าขนส่งออก XX เครดิตเงินสด XX |
8. รับชำระหนี้ และมีส่วน ลดจ่าย | เดบิตเงินสด/ธนาคาร XX ส่วนลดจ่าย XX เครดิตลูกหนี้การค้า XX | เดบิตเงินสด/ธนาคาร XX ส่วนลดจ่าย XX เครดิตลูกหนี้การค้า XX |
9. ต้นทุนขาย | ดูจากยอดคงเหลือของบัญชีต้นทุนขาย | ดูจากการคำนวณดังนี้.- สินค้าคงเหลือต้นงวด XX ซื้อสินค้า XX บวก ค่าขนส่งเข้า XX XX หัก ส่งคืน XX ส่วนลดรับ XX XX XX สินค้าที่มีไว้เพื่อขาย XX หัก สินค้าคงเหลือปลายงวด XX ต้นทุนขาย XX |
สมุดรายวันเฉพาะ (Specialized journal) เป็นสมุดขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้น ในลักษณะอย่างเดียวกัน แบ่งออกเป้น 2 ประเภทคือ
สมุดรายวันเฉพาะสำหรับบันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับสินค้า เป็นสมุดขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการซื้อขายสินค้าเป็นเงินเชื่อโดยต้องเป็นกิจการที่
ใช้ระบบการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด (Periodic inventory system) แบ่งออกเป็น 4 ประเภท
สมุดรายวันซื้อ (Purchases Journal) เป็นขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น
สมุดรายวันขาย (Sales Journal) เป็นสมุดขั้นต้นที่ใช้สมุดรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น
สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด (Purchases return & allowances journal) เป็นสมุดขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการส่งคืนสินค้า ในกรณีที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ
สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด (Sales return & allowances journal) เป็นสมุดขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการรับคืนสินค้าในกรณีที่ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
สมุดรายวันรับเงิน (Cash receipts journal) เป็นสมุดขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการรับเงินสดหรือ
ฝากธนาคาร
ฝากธนาคาร
สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash disbursement journal or Cash payment journal) เป็นสมุดขั้นต้นแบบเดียวกันกับสมุดรับเงิน โดยเป็นการบันทึกรายการจ่ายเงินสดหรือถอนเงินจากธนาคาร และใช้ควบคู่กับสมุดรายวันรับเงิน
สมุดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้ (Accounts Receivable Ledger) เป็นสมุดบัญชีแยกประเภทที่จะให้รายละเอียดเพิ่มมากขึ้นเกี่ยวกับลูกหนี้ของกิจการว่ามีใครบ้าง
สมุดบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ (Accounts Payable Ledger) เป็นสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยที่จะให้รายละเอียดเพิ่มมากขึ้นเกี่ยวกับเจ้าหนี้ของกิจการว่ามีใครบ้าง
1. ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses) หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่กิจการได้จ่ายไปแล้ว แต่มีบางส่วนที่เป็นของงวดบัญชีถัดไปรวมอยู่ด้วย
วิธีที่ 1 บันทึกไว้เป็นค่าใช้จ่าย ณ วันที่กิจการจ่ายเงิน
วิธีที่ 2 บันทึกไว้เป็นสินทรัพย์ ณ วันที่กิจการจ่ายเงิน
2. รายได้รับล่วงหน้า (Deferred Income) หมายถึง รายได้ที่กิจการรับมาล่วงหน้าแล้วแต่ยังไม่ได้ตอบแทนต่อลูกค้า ถือว่ากิจการมีหนี้สินซึ่งจะต้องชดใช้ด้วยสินค้า มีการบันทึกอยู่ 2 วิธี คือวิธีที่ 1 บันทึกไว้เป็นรายได้ ณ วันที่กิจการได้รับเงินสด
วิธีที่ 2 บันทึกไว้เป็นหนี้สิน ณ วันที่กิจการได้รับเงินสด
3. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้วในระหว่างงวดบัญชี แต่กิจการยังมิได้ทำการจ่ายเงินและยังมิได้ทำการบันทึกรายการลงสมุดบัญชี จึงทำให้กิจการมีหนี้สินเกิดขึ้น มีวิธีการปรับปรุงดังนี้
4. รายได้ค้างรับ (Accrued Income) หมายถึง รายได้ซึ่งเกิดขึ้นแล้วในงวดบัญชีนี้แต่
กิจการยังไม่ได้รับเงินสด เพราะไม่ถึงวันครบกำหนดรับเงินจนกว่าจะถึงงวดบัญชีหน้า รายได้ค้างรับมีวิธีการปรับปรุงดังนี้
5. หนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Account) คือ ลูกหนี้จำนวนหนึ่งที่กิจการคาดว่าจะเก็บเงินไม่ได้ จึงบันทึกเป็นบัญชีค่าใช้จ่ายแสดงในงบกำไรขาดทุน
-หนี้สูญ (Bad Debt) หมายถึง ลูกหนี้ที่กิจการได้ติดตามทวงถามจนถึงที่สุดแล้วก็ยังไม่ได้รับชำระ จึงตัดออกบัญชีลูกหนี้ บัญชีหนี้สูญ เป็นบัญชีค่าใช้จ่าย แสดงในงบกำไรขาดทุน
-ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for Doubtful Account) หมายถึง จำนวนเงินที่กันไว้สำหรับลูกหนี้ที่คาดว่าจะเรียกเก็บเงินไม่ได้ และถือเป็นบัญชีปรับมูลค่า โดยนำไปหักออกจากบัญชีลูกหนี้ในงบดุล
6. วัสดุสำนักงาน (Office supplies) มีลักษณะเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนที่มีลักษณะใช้แล้วหมดไป มีวิธีการคำนวณได้ดังนี้
การบันทึกบัญชีมี 2 กรณี ดังนี้
กรณีที่ 1 บันทึกไว้เป็นสินทรัพย์ ณ วันที่ซื้อ
7.ค่าเสื่อมราคา (Depreciation) หมายถึง มูลค่าของสินทรัพย์ถาวรที่มีการเสื่อมสภาพจากการใช้งาน และตัดเป็นค่าใช้จ่ายแต่ละงวดบัญชีอย่างมีหลักเกณฑ์ตามที่สินทรัพย์ถาวรนั้น วิธีคิดค่าเสื่อมราคาแบบเส้นตรง หรือแบบคงที่ (Straight Line Method) มาใช้เท่านั้นสามารถคำนวณจากสูตรดังนี้
รายการกลับบัญชี (Reversing Entries) หมายถึง การโอนรายการบัญชีที่ได้ปรับปรุงแล้วในวันสิ้นงวดบัญชี ให้กลับคืนไปเป็นบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายของบัญชีแต่ละประเภทเมื่อเริ่มงวดบัญชีใหม่ เพื่อให้การบันทึกบัญชีของงวดบัญชีใหม่สะดวกขึ้น
งบกำไรขาดทุน
การจัดทำงบกำไรขาดทุนแบบขั้นเดียว และแบบหลายขั้น
1. งบกำไรขาดทุนแบบขั้นเดียว(Single Step Income Statememt) เป็นการจัดทำตามรูปแบบที่กฎหมายกำหนดให้จัดทำตามรายการย่อในบัญชี 9 ซึ่งจะแสดงโดยนำรายได้บวกรวมกันทั้งหมด และหักด้วยค่าใช้จ่ายทั้งหมด จึงต้องมีรายละเอียดประกอบงบกำไรขาดทุน
2. . งบกำไรขาดทุนแบบหลายขั้น (Multiple Step Income Statement) เป็นงบกำไรขาดทุนที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้ภายในกิจการ ไม่ใช่รูปแบบที่กฎหมายกำหนด
กรณีกิจการใช้วิธีบันทึกสินค้าแบบสิ้นงวด
ขั้นที่ 1 โอนปิดบัญชีเกี่ยวกับต้นทุนขายที่มียอดเดบิต และบันทึกสินค้าคงเหลือต้นงวด
ขั้นที่ 2 โอนปิดบัญชีเกี่ยวกับต้นทุนขายที่มียอดด้านเครดิต และบันทึกสินค้าคงเหลือปลายงวด
ขั้นที่ 3 โอนปิดบัญชีรายได้ เข้าบัญชีกำไรขาดทุน
ขั้นที่ 4 โอนปิดบัญชีต้นทุนขาย รับคืน ส่วนลดจ่าย และบัญชีค่าใช้จ่ายต่างๆ เข้าบัญชีกำไรขาดทุน
ขั้นที่ 5 โอนปิดบัญชีกำไรขาดทุน (กรณีเจ้าของคนเดียว)